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Aktuelle Fassung

Finanz- und Beitragsordnung der Jugendpresse Berlin-Brandenburg e.V.
Fassung beschlossen am 12. Juni 2024

§ 1 Grundsätze der Mittelverwendung

  1. Die Mittel des Vereins werden nach Maßgabe der Satzung sowie dieser Finanzordnung durch den Vorstand verwaltet. Bei der Verwendung sind ferner die Bestimmungen für gemeinnützige Vereine, der Haushaltsplan und die Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu beachten.
  2. Der Haushaltsplan ist für jedes Kalenderjahr im Voraus vom Vorstand zu erstellen. Er muss alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben enthalten. Einnahmen und Ausgaben müssen ausgeglichen sein.
  3. Bei der Mittelverwendung ist stets das Gebot der Sparsamkeit zu beachten.
  4. Die Mittel des Vereins sind so zinsbringend und risikoarm wie möglich anzulegen.
  5. Alle Mittel des Verbandes werden über Bankkonten verwaltet. Barkassen sind nur auf Beschluss des Vorstandes oder nur vorübergehend zulässig, wenn dies besondere Gründe erforderlich machen. Die Abrechnung und die Rückführung übriger Mittel sind sicherzustellen.

§ 2 Unterrichtung der Mitglieder

  1. Alle finanziellen Vorgänge sind grundsätzlich vereinsöffentlich. Der Vorstand ist den Mitgliedern mit angemessener Frist zur Auskunft verpflichtet, solange durch eine solche Auskunft keine schützenswerten personenbezogenen Daten offengelegt werden.
  2. Der Finanzvorstand erstellt zum Jahresende einen Kassenbericht, der Aufschluss über die finanzielle Situation des Vereins sowie die prognostizierte Entwicklung in der nächsten Zeit gibt. Die Mitgliederversammlung nimmt diesen Finanzbericht entgegen.

§ 3 Beitragshöhe, Zahlweise

  1. Der Mitgliedsbeitrag liegt bei mindestens 2,00 € im Monat.
  2. Der Mitgliedsbeitrag wird jährlich im Voraus abgerechnet und ist bis zum 31. Januar an den Verein zu zahlen, auch wenn er nicht ausdrücklich in Rechnung gestellt wurde. Neumitglieder entrichten ihn für das laufende Kalenderjahr binnen eines Monats nach Aufnahme.
  3. Zur Begleichung des Mitgliedsbeitrags hinterlegen die Mitglieder ein Lastschriftmandat. Nur in Ausnahmefällen ist eine Zahlung auf Rechnung möglich.

§ 4 Weitere Leistungen, Zahlungsmodalitäten

  1. Für die Ausstellung eines Jugend-Presseausweises und eines JugendpresseAutoschilds wird jeweils eine Jahresgebühr in Höhe von 15,00 € erhoben. Die Gebühr fällt unabhängig von einer tatsächlich erfolgten Verlängerung solange an, bis diese zurückgegeben wurden. Es gelten darüber hinaus die Bestimmungen der bundeseinheitlichen Jugend-Presseausweis-Ordnung.
  2. Teilnahmebeiträge legt der Vorstand für jede Veranstaltung individuell fest. Dabei kann zwischen Mitgliedern und Nicht-Mitgliedern unterschieden werden.Teilnahmebeiträge werden in der Regel vor Beginn der Veranstaltung gezahlt.
  3. Stellt der Verein eine Rechnung, so ist diese binnen 14 Tagen zu begleichen. Bei der Begleichung ist die Rechnungsnummer anzugeben.
  4. Rücklastschriften und Anschriftenermittlungen werden dem Mitglied in Höhe der entstandenen Kosten in Rechnung gestellt.

§ 5 Anträge auf Kostenersatz

  1. Die verauslagten Kosten der Haupt- und Ehrenamtlichen für ihre Arbeit in der Jugendpresse Berlin-Brandenburg e.V. trägt der Verein nach Maßgabe der Satzung, der Finanzordnung, des Haushaltsplans und der Projektfinanzpläne.
  2. Alle Abrechnungen sind so zu erstellen, dass sie für Sachkundige jederzeit nachprüfbar sind. Dafür sind die vom Finanzvorstand erstellten Formulare zu benutzen. Auslagen sind durch Belege nachzuweisen. Auf Verlangen muss ihre Notwendigkeit begründet werden. Unvollständige oder unrichtige Abrechnungen führen zur Ablehnung.
  3. Abrechnungen sind grundsätzlich bis spätestens vier Wochen nach Tätigung der Ausgabe einzureichen. Es gilt das Belegdatum. Geht die Abrechnung erst später ein, so entscheidet der Finanzvorstand über die Erstattung.
  4. Abrechnungen werden innerhalb eines Monats nach Eingang vom Finanzvorstand oder einer Person, welche dieser dazu bevollmächtigt hat, sachlich und rechnerisch geprüft und freigezeichnet. Der Finanzvorstand lässt seine eigenen Abrechnungen von einem anderen Vorstandsmitglied freizeichnen. Nach der Prüfung wird der Erstattungsbetrag per Überweisung ausgezahlt.
  5. Eventuelle Kürzungen werden dem*der Antragsteller*in proaktiv mitgeteilt. Im Streitfall kann die Kassenprüfung angerufen werden. Diese kann den Antrag endgültig ablehnen oder der nächsten Mitgliederversammlung zur Entscheidung vorlegen.
  6. Über alle ungewöhnlichen Erstattungen sowie Erstattungen mit mehr als 600,00 Euro Gegenstandswert ist der Gesamtvorstand zu unterrichten.
  7. Auslagen werden nur erstattet, wenn sie nicht von Dritten erstattet wurden oder erstattet werden können, tatsächlich entstanden sind und für den Verein notwendig waren.

§ 6 Richtlinien zum Kostenersatz

  1. Fahrtkosten
    1. Reisen werden erstattet, sofern sie dem Interesse des Vereins dienen. Das können z.B. Fahrten des Projektteams zu Veranstaltungen, von Delegierten zu Mitgliederversammlungen oder des Vorstands zu Klausuren sein.
    2. Bahn- und Busfahrten im Fernverkehr
      1. Für Bahn- und Busfahrten von Haupt- und Ehrenamtlichen sowie Teilnehmer*innen gilt als Maximalerstattungssatz der Flexpreis, 2. Klasse der Deutschen Bahn. Die Höhe der Erstattung kann im Einzelfall für ein Projekt vom Finanzvorstand auf einen Festbetrag oder einen Prozentsatz gedeckelt werden. Dieser wird den Beteiligten im Vorfeld mitgeteilt.
      2. Es sind alle Vergünstigungen auszunutzen. Im Fernverkehr entspricht das regelmäßig dem Super-Sparpreis, falls dem keine besonderen Umstände entgegenstehen.
      3. Hauptamtlichen Mitarbeiter*innen und Vorstandsmitgliedern kann eine Bahncard 25 oder Bahncard 50 erstattet werden, wenn dadurch nachweislich Einsparungen zu vermuten sind.
      4. Aufschläge für die erste Klasse können nicht erstattet werden. Ebenso können Sitzplatzreservierungen nur in begründeten Einzelfällen nach vorheriger Genehmigung des Finanzvorstands erstattet werden.
      5. Aufschläge für Fernverkehrsfahrten können nur erstattet werden, wenn die Gesamtfahrzeit ohne Nutzung dieser Züge mehr als zwei Stunden beträgt.
    3. ÖPNV
      1. Fahrkarten für den Nahverkehr werden Haupt- und Ehrenamtlichen sowie Teilnehmer*innen erstattet, nicht aber für Fahrten innerhalb Berlins und des Bundeslands ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, falls abweichend.
      2. Es sind alle Vergünstigungen auszunutzen (etwa Gruppen- und Wochenendtarife).
      3. Start- und Zielort sowie Fahrtzeitpunkt sind in der Abrechnung anzugeben.
      4. Das Deutschlandticket und andere Zeitkarten (inkl. Bahncard 100) können nicht anteilig erstattet werden.
    4. Autofahrten
      1. Autofahrten im eigenen Kraftfahrzeug werden Haupt- und Ehrenamtlichen pauschal mit 0,15 Euro pro Kilometer erstattet. Für jede*n Mitfahrer*in werden weitere 0,05 Euro je Kilometer erstattet, maximal jedoch 0,30 Cent je Kilometer.
      2. Für Transporte kann der Finanzvorstand die Obergrenze für Fahrtkosten unter Beachtung des Bundesreisekostengesetzes außer Kraft setzen. Eine Erstattung von Tankquittungen eigener Kraftfahrzeuge ist nicht möglich.
      3. Die angefallenen Kosten von Taxifahrten und die Miete für fremde Kfz und damit verbundene Tankrechnungen werden Haupt- und Ehrenamtlichen vollständig erstattet. Dabei sind vorhandene Rabattierungen des Vereines zu nutzen.
      4. Autofahrten in eigenen und fremden KfZ sowie Fahrdienste werden nur aus wichtigem Grund erstattet (insbesondere Materialtransport, Begebenheiten vor Ort, Kostenersparnis). Start- und Zielort sowie Fahrtzeitpunkt sind in der Abrechnung anzugeben.
    5. Micromobility
      1. Micromolity-Dienste können für die letzte Meile erstattet werden, wenn der Veranstaltungsort anderweitig nicht (in vertretbarer Zeit) zu erreichen ist.
      2. Start- und Zielort sowie Fahrtzeitpunkt sind in der Abrechnung anzugeben.
    6. Flüge
      1. Flugkosten werden nur bei Reisezielen in das Ausland erstattet, wenn die Gesamtfahrtzeit mit einer Bahn- oder Busverbindung fünf Stunden übersteigen würde.
    7. Alle Fahrtkosten müssen zuvor vom Finanzvorstand genehmigt werden. Eine solche Genehmigung kann für einzelne Personen oder auch für eine gesamte Veranstaltung gelten.

2.  Unterbringungskosten

  1. Übernachtungen können von Haupt- und Ehrenamtlichen sowie Teilnehmer*innen nur dann abgerechnet werden, wenn der Aufenthalt im Rahmen einer Veranstaltung stattfindet.
  2. Bei der Auswahl einer Übernachtungsmöglichkeit gilt in besonderem Maße das Gebot der Sparsamkeit. Hostels stellen oft eine günstige Übernachtungsmöglichkeit dar. Rabatte (auch durch den JugendPresseausweis) sind auszunutzen.
  3. Alle Unterbringungskosten müssen zuvor vom Finanzvorstand genehmigt werden.

3. Bewirtungskosten

  1. Die haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter*innen sowie Teilnehmer*innen können eine Spesenpauschale erhalten. Deren Höhe richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben zum Verpflegungsmehraufwand.
  2. Bewirtungen können darüber hinaus nur abgerechnet werden, wenn Dritte (z.B. Projektpartner*innen) an der Bewirtung teilhaben oder die Bewirtung im Rahmen einer Gruppenveranstaltung stattfindet. Alle bewirteten Personen sowie der genaue Anlass der Bewirtung sind auf dem Beleg anzugeben.
  3. Alle Bewirtungskosten müssen zuvor vom Finanzvorstand genehmigt werden.

4. Telekommunikations- und Verwaltungskosten

  1. Grundsätzlich sind Telefon, Fax und Internet des Vereins zu benutzen.
  2. Eine Erstattung von Verwaltungskosten (Porto, Bürobedarf etc.) ist nur mit Einzelnachweisen möglich.
  3. Vorstandsmitgliedern können die Auslagen für die Nutzung privater Drucker und Büroartikel für den Briefverkehr des Vereins bis fünf Euro monatlich pauschal erstattet werden (Druckkostenpauschale). Dazu ist ein Vorstandsbeschluss notwendig.

5. Unplanmäßige Erstattungen

    1. Über unplanmäßige Erstattungsanträge entscheidet der Finanzvorstand in Rücksprache mit dem Gesamtvorstand.

§ 7 Honorarkräfte

  1. Der Verein kann für Tätigkeiten, die der Verwirklichung des Vereinszwecks dienen und die nicht von Ehrenamtlichen erledigt werden, Honorarkräfte beauftragen. Aus der Honorarvereinbarung müssen die konkreten Aufgaben, der Zeitraum und der Umfang hervorgehen.
  2. Eine Beauftragung von gewählten Funktionsträger*innen für Tätigkeiten, mit denen sie in ihrer Funktion durch die Satzung ohnehin bereits betraut sind, ist ausgeschlossen. Hiervon unberührt bleibt die Möglichkeit einer pauschalen Aufwandsentschädigung.
  3. Sofern die Tätigkeit den in § 3 Nr. 26 EStG genannten Tatbeständen entspricht, kann auch eine Abrechnung auch über die Übungsleiterpauschale erfolgen. In diesem Fall haben die Auftragnehmer*innen zu erklären, dass sie den Freibetrag noch nicht ausgeschöpft haben.

§ 8 Buchhaltung

  1. Alle Umsätze werden in einer einfachen Buchführung nebst Belegen festgeschrieben. Der Kontenplan muss sinnvoll angelegt sein.
  2. Der Jahresüberschuss wird über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt.
  3. Bei der Buchhaltung und Erstellung der Jahresabschlüsse kann der Vorstand die Hilfe einer Steuerberatung ersuchen.

§ 9 Kassenprüfung

  1. Die Mitgliederversammlung wählt den*die Kassenprüfer*in. Die Kasse darf nicht durch diejenige Person geprüft werden, die im zu prüfenden Jahr die Vereinskasse geführt hat.
  2. Der schriftliche Kassenprüfbericht muss zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung dem Vorstand vorliegen.
  3. Der Finanzvorstand lädt dazu spätestens einen Monat vor der Mitgliederversammlung zur Kassenprüfung ein.§ 9 Kassenaufsicht und -prüfung

§ 10 Änderungen und Inkrafttreten

  1. Änderungen dieser Finanzordnung beschließt die Mitgliederversammlung mit einer Zwei-Drittel-Mehrheit.
  2. Diese Finanzordnung hat keine Satzungskraft. Sie tritt am Folgetag ihrer Verabschiedung in Kraft.