Finanz- und Beitragsordnung der Jugendpresse Berlin-Brandenburg e.V.
Fassung beschlossen am 22. März 2023

§ 1 Grundsätze

1. Die Mittel des Vereins werden nach Maßgabe der Satzung sowie dieser Finanzordnung durch den Vorstand verwaltet. Bei der Verwendung sind ferner die Bestimmungen für gemeinnützige Vereine, der Haushaltsplan und die Beschlüsse der Mitgliederversammlung zu beachten.
2. Die Mittel des Vereins sind so zinsbringend und vor allem so risikoarm wie möglich anzulegen und so sparsam wie möglich zu verwenden.
3. Eine Finanzreferentin bzw. ein Finanzreferent verwaltet die Mittel des Vereins in enger Rücksprache mit dem Vorstand.

§ 2 Unterrichtung der Mitglieder, Haushaltsplan

1. Alle finanziellen Vorgänge sind grundsätzlich vereinsöffentlich. Dies gilt nicht für zu schützende personenbezogene Daten. Der Vorstand ist den Mitgliedern jederzeit zur Auskunft verpflichtet.
2. Die Finanzreferentin bzw. der Finanzreferent bilanziert die Entwicklung des Vereinsvermögens auf der Mitgliederversammlung mündlich. Er oder sie erstellt nur auf ausdrücklichen Wunsch der Mitgliederversammlung einen Finanzbericht für das vergangene Jahr. Die Mitgliederversammlung nimmt diesen Finanzbericht auf der darauffolgenden Mitgliederversammlung entgegen. Darin enthalten sind die Gewinn- und Verlust-Rechnung und ein Sachbericht.
3. Der Haushaltsplan ist für jedes Kalenderjahr vom Vorstand zu erstellen. Er muss alle zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben enthalten. Einnahmen und Ausgaben müssen ausgeglichen sein.

§ 3 Beitragshöhe

1. Der Mitgliedsbeitrag liegt bei mindestens € 6,00 pro Quartal.
2. Teilnahmegebühren legen die Aktiven gemeinsam mit dem Vorstand fest.

§ 4 Zahlungsweise

1. Der Mitgliedsbeitrag wird im Voraus für ein ganzes Jahr und spätestens bis zum 31. Januar an die Jugendpresse Berlin-Brandenburg e.V. gezahlt, auch wenn sie diesen nicht ausdrücklich in Rechnung gestellt hat.
2. Der erste Mitgliedsbeitrag für ein Neumitglied, das im Laufe eines Geschäftsjahres beitritt, muss erst ab Beginn des Quartals gezahlt werden, in dem es eingetreten ist.
3. Die Gebühren für Jugend-Presseausweis und Jugend-Presseausweis-Autoschild können solange erhoben werden, bis der Jugend-Presseausweis und/oder das Jugend-Presseausweis-Autoschild gekündigt und an den Verein zurückgegeben worden sind. Dies gilt auch, wenn sie nicht verlängert werden können, weil dem Verein nicht die dafür erforderlichen Nachweise vorgelegt werden.
4. Stellt der Verein eine Rechnung, so ist diese binnen 14 Tagen zu begleichen. Teilnahmegebühren werden in der Regel vor Beginn der Veranstaltung gezahlt.
5. Der Mitgliedsbeitrag und andere Forderungen können auf das Vereinskonto überwiesen oder per Lastschrift eingezogen werden. Der Verein kann weitere Online-Zahlungsmethoden anbieten. Nur in Ausnahmefällen kann die Zahlung auch in bar entgegengenommen werden. Die durch Rücklastschriften entstandenen Kosten werden dem Mitglied in Rechnung gestellt.

§ 5 Kostenersatz

1. Die verauslagten Kosten des Vorstands, der Aktiven, der Mitglieder und von Dritten für ihre Arbeit für die Jugendpresse Berlin-Brandenburg e.V. trägt der Verein nach Maßgabe der Satzung, der Finanzordnung und des Haushaltsplans.
2. Fahrtkosten
   1. Bahn- und Busfahrten im Fernverkehr können bis 50 Prozent der entstandenen Kosten abgerechnet werden. Es sind in jedem Fall alle Vergünstigungen auszunutzen (Gruppen- und Wochenendtarife, zweite Klasse, keine Sitzplatzreservierung). Der Vorstand kann diesen Erstattungssatz je nach Einzelfinanzierungsplan der entsprechenden Veranstaltungen zwischen 0 Prozent und 100 Prozent neu festsetzen und dabei unterschiedliche Regelungen für Teamende, Teilnehmende und Referentinnen und Referenten treffen.
   2. ÖPNV-Tickets für den Nahverkehr werden Vereinsaktiven erstattet, nicht aber für Fahrten innerhalb Berlins.
   3. Autofahrten werden Vereinsaktiven mit 0,10 Euro pro Kilometer, Taxifahrten, bevorzugt aber Fahrten mit Ridepooling-Diensten, voll und Shared-Mobility-Angebote bis 0,25 Cent pro Minute zzgl. Startpreis erstattet, sofern sie aus wichtigen Gründen (insbesondere Materialtransport, Begebenheiten vor Ort, Kostenersparnis) gerechtfertigt sind.
   4. Flugkosten werden grundsätzlich nicht erstattet.
   5. Start- und Zielort sowie Fahrtzeitpunkt sind in jedem Fall in der Abrechnung anzugeben. Die Notwendigkeit von Fahrten ist einschlägig zu begründen.
   6. Alle Fahrtkosten, die erstattet werden sollen, sind zuvor vom Vorstand genehmigen zu lassen.
3. Unterbringungskosten
   1. Übernachtungen können nur von Teamenden und Referentinnen und Referenten nur dann abgerechnet werden, wenn der Aufenthalt unumgänglich ist oder im Rahmen einer mehrtägigen Gruppenveranstaltung stattfindet. Günstige Unterbringungsformen sind vorzuziehen und Rabatte (auch durch den Jugendpresseausweis) sind auszunutzen.
   2. Alle Unterbringungskosten, die erstattet werden sollen, sind zuvor vom Vorstand genehmigen zu lassen.
4. Bürokosten
   1. Grundsätzlich sind Telefon, Fax und Internet im Büro zu benutzen.
   2. Portogebühren und Bürobedarf werden erstattet.
   3. Aktiven können die Ausgaben für die Nutzung eigener Drucker und Büroartikel für den Briefverkehr des Vereins bis fünf Euro monatlich pauschal erstattet werden. Dazu ist ein schriftlicher Vorstandsbeschluss nötig.
5. Unplanmäßige Erstattungen
   1. Über unplanmäßige Erstattungsanträge entscheidet die Finanzreferentin bzw. der Finanzreferent in Rücksprache mit dem Vorstand.

§ 6 Honorarkräfte, Übungsleiterinnen und Übungsleiter

1. Der Verein kann für Tätigkeiten, die der Verwirklichung des Vereinszwecks dienen und die nicht von Ehrenamtlichen erledigt werden, Honorarkräfte beauftragen.
2. Eine Beauftragung von gewählten Funktionsträgerinnen und Funktionsträgern für Tätigkeiten, mit denen sie in ihrer Funktion durch die Satzung ohnehin bereits betraut sind, ist ausgeschlossen.
3. Vor der Beauftragung von Personen- oder Kapitalgesellschaften, an denen Vereinsaktive beteiligt sind, sollte eine Begründung über die Auswahl gegenüber Mitbewerberinnen und Mitbewerbern protokolliert werden.
4. Für Honorartätigkeiten sind vom Vorstand Honorarvereinbarungen zu schließen, aus denen die konkrete Tätigkeit, der Zeitraum, der konkrete Umfang sowie der Stunden- bzw. Tagessatz hervorgehen. Honorarausgaben müssen mit einem stunden- bzw. taggenauen Tätigkeitsnachweis belegt werden.
5. Sofern die Tätigkeit den in § 3 Nr. 26 EStG genannten Tatbeständen entspricht, kann auch eine Abrechnung auch über die Übungsleiterpauschale erfolgen. In diesem Fall hat die beauftragte Person zu erklären, dass sie den Freibetrag noch nicht ausgeschöpft hat.

§ 7 Abrechnungen

1. Alle Abrechnungen sind so zu erstellen, dass sie für Sachkundige jederzeit nachprüfbar sind.
2. Für die Auslagenerstattung sind ausschließlich die vom Vorstand beschlossenen Formulare zu verwenden. Der vollständige Name und die Anschrift der Zahlungsempfängerin bzw. des Zahlungsempfängers sind darin zu dokumentieren. Die Ausgaben sind im Einzelnen zu begründen.
3. Anträge auf Auslagenerstattung werden spätestens sechs Wochen nach Tätigung der Ausgabe eingereicht, sind zu unterschreiben und können auch digital eingereicht werden, in diesem Fall genügt ein Scan der Belege. Unrichtig ausgefüllte Belege führen zur Ablehnung.
4. Auslagen werden nur erstattet, wenn sie noch von Dritten erstattet wurden oder erstattet werden können, der Antragstellerin bzw. dem Antragsteller tatsächlich entstanden sind und für den Verein notwendig waren.

§ 8 Zahlungen

1. Eingehende Rechnungen werden erst nach Prüfung auf ihre rechnerische und sachliche Richtigkeit bezahlt.
2. Alle Mittel des Verbandes werden über Bankkonten verwaltet. Barkassen sind auf Beschluss des Vorstandes zulässig. Die Abrechnung und die Rückführung übriger Mittel sind sicherzustellen.

§ 9 Kassenaufsicht und -prüfung

1. Die Buchführung und die Kontenverwaltung übernimmt die Finanzreferentin bzw. der Finanzreferent.
2. Die Mitgliederversammlung wählt zwei Kassenprüferinnen bzw. Kassenprüfer, die jeweils für das laufende Geschäftsjahr prüfen. Ihr schriftlicher Bericht muss zwei Wochen vor der Mitgliederversammlung dem Vorstand vorliegen. Die Finanzreferentin bzw. der Finanzreferent lädt die Kassenprüferinnen bzw. Kassenprüfer dazu spätestens einen Monat vor der Mitgliederversammlung zur Kassenprüfung ein.

§10 Kredite
Der Vorstand darf Kredite nur aufnehmen, wenn die Mitgliederversammlung ihre Einwilligung gegeben hat.


§ 11 Änderungen und In-Kraft-Treten

1. Änderungen dieser Finanzordnung beschließt die Mitgliederversammlung mit einfacher Mehrheit.
2. Diese Finanzordnung tritt mit Ihrer Verabschiedung in Kraft.